Cómo hacer 5S en tu escritorio con las técnicas de gestión ajustada de Toyota

La primera etapa de las 5S es ordenar. Esto significa revisar cada elemento de su escritorio y decidir qué es necesario y qué no. Tirar los artículos que no agregan valor o no te ayudan a completar tu trabajo día a día tendrá un impacto inmediato. Todo lo que está encima, dentro y debajo de su escritorio debe ser examinado durante este proceso.

Estos son algunos ejemplos de áreas que desea visitar:

• Recicla el papel innecesario y todas esas molestas botellas de agua vacías que se han acumulado.
• Devuelva todos los suministros de oficina adicionales que ha estado acumulando al área común y solo guarde lo que necesita en ese momento en su espacio de trabajo.
• Purga ese cajón de basura aleatorio que alberga bocadillos, bolígrafos, clips sueltos, resaltadores de tinte y cables al azar. Si no has usado nada en ese cajón durante un mes, entonces probablemente no lo necesites.

Luego viene la sistematización o enderezamiento. Esto significa crear un sistema para un espacio en particular. Esto puede tomar muchas formas diferentes en su escritorio. Esencialmente, desea mantener las cosas que usa con frecuencia en lugares prácticos y de fácil acceso y las cosas que rara vez usa en cajones o más lejos.

Ideas de cómo sistematizar tu escritorio:

• ¿Pierdes constantemente la grapadora, la cinta adhesiva o las tijeras? Use washi o cinta de pintor para crear un área delineada para los objetos que desea que tengan un hogar designado. A continuación, etiquete lo que va en cada área delineada. Esto aumenta la eficiencia, ya que no perderás tiempo buscando las cosas que necesitas.
• En el caso de los suministros que no usas a diario pero a los que quieres tener acceso, busca mini cubos o cestas que puedas colocar en tus cajones para mantener las cosas separadas y organizadas. Etiquete cada canasta con lo que debe contener para que pueda reponer fácilmente los artículos una vez que se hayan utilizado.
• Incluso en este mundo digital, los papeles todavía encuentran la manera de acumularse. Use una bandeja de papel etiquetada como "Bandeja de entrada" para asegurarse de que todo su correo, facturas, contratos, etc. estén colocados en la misma área para que pueda revisarlos y completarlos todos los días.

Ahora que has terminado de sistematizar tu escritorio y crear un espacio para todo, brillar es el siguiente paso de refinamiento. Si bien el brillo implica limpiar y ordenar los artículos, también requiere solucionar problemas. Una vez que hayas sistematizado, date un par de días en el nuevo espacio para ver cómo fluyen las cosas antes de pasar a este paso. Si siempre te encuentras estirando la mano hacia la derecha para agarrar la grapadora, pero la tienes en el lado izquierdo de tu escritorio, usa este tiempo para hacer esos cambios.

Una vez que haya refinado su escritorio, tome una foto como referencia en el futuro. Tu escritorio debe verse como esta foto al final de cada día.

El último paso en el proceso de las 5S es potencialmente el más difícil porque nunca termina. El sostenimiento requiere que no solo mantengas lo que has hecho, sino que también te esfuerces constantemente por mejorar.  Para ello, establezca un recordatorio en el calendario para realizar una autoauditoría en el primer aniversario de la finalización del proceso de las 5S para su escritorio. En ese momento, mira la foto que tomaste durante el paso Seiso (Brillo) y mira cómo se compara tu espacio de trabajo. Considere lo que podría hacer para mejorar su configuración y aumentar la eficiencia y, a continuación, implemente esos cambios.

Esto puede parecer mucho trabajo para tu escritorio, pero ten en cuenta que esta inversión inicial de tiempo por adelantado seguirá dando sus frutos mientras mantengas los cambios que implementaste. Incluso si este proceso solo aumenta su eficiencia en 5 minutos al día, eso sigue siendo 5 minutos en aproximadamente 250 días de trabajo al año, lo que suma la friolera de 1,250 minutos. ¡Eso es más de 20 horas al año que puedes dedicar a trabajar en un proyecto especial, completar actividades de desarrollo profesional y más!

¿Crees que este proceso podría ser útil para ordenar tu escritorio? Aplícalo en toda la oficina para aumentar la eficiencia en otras operaciones comerciales. Echa un vistazo a esta útil página para obtener más información sobre Toyota Lean Management y las 5S.